Business Traveller
Business Traveller
"Eigentlich sollten kurzfristige Geschäftsreisen eine kostengünstigere und flexiblere Alternative zu formellen Auslandseinsätzen sein, allerdings gilt es hierfür auch eine Reihe von Grundsätzen und Regelungen zu beachten."
Geschäftsreisen dauern in der Regel nur ein paar Tage bis hin zu ein paar Wochen. Sie werden daher in der Regel nicht von den üblichen Entsendungsrichtlinien oder Global Mobility Richtlinien erfasst. Häufig besteht auch keine eigene Richtlinie für diese Personengruppe, obwohl es sich eigentlich um die grösste Personengruppe im Unternehmen handelt.
Damit kurzfristige Geschäftsreisen ohne Strafen, Reiseverbote oder Bussen absolviert werden können, und keine Compliance-Risiken entstehen, muss sich jedes Unternehmen mit dem Thema „Geschäftsreise“ auseinandersetzen.
Die folgenden Punkte spielen vor allem bei Geschäftsreisenden eine zentrale Rolle:
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Einhaltung von Einreisevorschriften: Es gilt zu prüfen, ob die notwendigen Formalitäten (bspw. Arbeitsbewilligung, Meldung, Visum) erfüllt sind.
- Richtige Sozialversicherungsunterstellung: Je nach Einsatz-land kann eine mögliche Sozialversicherungspflicht entstehen, auch wenn der Einsatz nur für wenige Wochen angedacht ist. In einigen Fällen reicht jedoch eine Bestätigung der Unterstellung im Ursprungsland.
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Besteuerung: Hierbei spielen die abgeschlossenen Doppelbesteuerungsab-kommen eine grosse Rolle. Sofern ein Doppelbesteuerungsabkommen vorhanden ist, besteht keine Steuerpflicht im Einsatzland unter der Einhaltung der „183-Tage-Regel“.
- Massgebende arbeitsrechtliche Beding-ungen: Unabhängig von der Dauer des Einsatzes sind die massgebenden arbeits-rechtlichen Bedingungen (u.a. Arbeitszeit, Lohn, Ruhetage, Ferien) einzuhalten.
Unternehmen können die Einhaltung der verschiedenen rechtlichen Regelungen für Geschäftsreisen realistischerweise nur dann erreichen, wenn sie intern einen systematischen, integrierten Ansatz verfolgen, der Fachwissen aus verschiedenen Disziplinen wie globale Mobilität, Personalwesen, Recht, Compliance, Reisen und Steuern kombiniert.
Massgeschneiderte Geschäftsreiserichtlinien und -protokolle, die die Lücke zu den Richtlinien für andere Formen der Entsendung schliessen, sind unerlässlich. Diese sollten die Verpflichtung der Mitarbeiter verdeutlichen, das Unternehmen vor jeder internationalen Reise über Zeit, Ort und Aktivität zu informieren, egal wie kurz die Dauer oder Art des Besuchs ist. Die Richtlinien sollten auch deutlich machen, welche Unterstützung die Mitarbeiter im Gegenzug erwarten können, um die Einhaltung sicherzustellen.
